september 7

Zorg dat nieuws niet verdwijnt

Bedrijfsnieuws, welke organisatie heeft dat niet? In deze blog wil ik organisaties laten zien hoe je binnen Microsoft 365 bedrijfsnieuws beschikbaar kan maken. Er zijn talloze wegen om dit te doen, maar niet alle wegen zijn even praktisch. Het doel van bedrijfsnieuws is om iedere medewerker te bereiken om ze te informeren over allerlei verschillende zaken. Vandaag de dag delen we veel intern nieuws rondom de corona maatregelen, maar hoe zorgen we ervoor dat alle medewerkers dit lezen? Hoe zorgen we ervoor dat als iemand een vraag heeft over die regels, dat er een plek is waar ze precies de huidige regels kunnen toepassen?

Gebruik jij hiervoor Microsoft Teams? Gewoon via een Microsoft Team waarin alle medewerkers zitten deel je een bericht? Wat als ik jou vertel dat er nog een betere manier is? In een Microsoft Team via een chat bedrijfsnieuws delen is handig voor dat moment dat je iedereen wil bereiken, maar niet handig als je op een later tijdstip even de laatste stand van zaken wil zien.

Maak je bedrijfsnieuws op SharePoint via 'Nieuws'!

Heb jij al in Microsoft Teams een organisatie team gemaakt? Elk Microsoft Team heeft een SharePoint site. Deze is verbonden aan je Microsoft Team en is bedoeld om je bedrijfsdata in op te slaan. Dit team is al gedeeld met al je medewerkers in je organisatie, dus dit is de perfecte plek om je nieuws beschikbaar te maken.

Hoe kom je op die SharePoint site? 

1. Ga naar Microsoft Teams
2. Open je organisatie Microsoft Team
3. Ga naar het kanaal 'Algemeen'
4. Klik op 'Bestanden'
5. Klik vervolgens op 'Openen in SharePoint'

Er wordt nu een browser geopend waar je de bestanden vindt die gedeeld zijn met je organisatie. Klik aan de linkerkant op de link 'Home'. Nu kom je op de pagina waar je nieuws kan aanmaken. Nieuws is een webpagina die direct geschikt is voor weergave op mobiele telefoons, handig toch!

Het nieuwsbericht kan verschillende elementen bevatten, zo kan je een verwijzing maken naar de RIVM website, maar ook naar andere informatie of webpagina's die je gemaakt hebt rondom dit nieuws. Op die manier zorg je dat de medewerker beschikt over alle nodige informatie op dat moment. Je publiceert je nieuws en het nieuws is direct beschikbaar voor al je medewerkers. Mooie van deze manier is dat al je nieuwsberichten achteraf te bezichtigingen zijn, maar hoe zorg ik ervoor dat mijn collega actief geinformeerd wordt? Dat kan op 2 manieren.

Corona

1. Maak een nieuw tabblad in je organisatie team.

Dat doe je door de bovenstaande eerste 3 stappen te herhalen en dan in het kanaal 'Algemeen' te klikken op het + teken. Kies vervolgens voor het icoon 'SharePoint'. Daar zie je de mogelijkheid om je 'Nieuws' te koppelen.

Zo kan iedere medewerker direct het nieuws in zijn Microsoft Teams openen.

Wil je iedereen actief informeren, post in het kanaal algemeen het linkje naar het bericht.

2. Stuur actief een email naar alle medewerkers

Veel medewerkers leven vanuit hun mailbox. Die mensen kan je dan ook het beste via de mailbox benaderen dat er een nieuws bericht staat. Je kan dit direct uitvoeren nadat je de nieuwspagina hebt opgeslagen, maar je kan er ook voor kiezen om elke week een overzicht van de belangrijkste nieuwsberichten te versturen. Met een paar klikjes kan je een mailbericht opbouwen met alle berichten van afgelopen week. Er wordt vervolgens een opbouw gekozen waarbij je vanuit je mail een kort overzicht krijgt van de berichten. Als je op een nieuwsbericht klikt wordt daarna het nieuwsbericht online getoond. 

Vanaf oktober 2020 is het ook mogelijk dat medewerkers zich gaan abonneren op het nieuws. Dan kunnen medewerkers zelf bepalen of ze het nieuws naar hun toe willen trekken of dat zij liever op een eigen gekozen moment op de dag gaan kijken. 

Teams nieuws

Tags


Gerelateerde nieuwsberichten

Microsoft Teams templates beschikbaar!

Schrijf je in en ontvang alle nieuwe nieuws items!

>