Structuur bouwen
Training

Verwijder documenten

Training 16Hoofdstuk 3 Training 1

Binnen Microsoft teams kan je zoals in de voorgaande les is aangegeven documeten uploaden. We hebben gezien dat alle documenten die in Teams worden geupload binnen SharePoint worden opgeslagen. 

Indien je een bestand wilt verwijderen kan dit gemakkelijk vanuit je een team of kanaal waarin het bestand staat. 

Ga naar het bestand dat je wilt verwijderen in het team of kanaal en selecteer de drie puntjes, kies vervolgens voor de optie verwijderen. Aangezien de bestanden staan opgeslagen binnen SharePoint, verwijder je dus het bestand van SharePoint waardoor deze in Microsoft Teams niet meer zichtbaar zal zijn. 

Wat nu als je een verwijderd bestand terug wilt zetten? Binnen SharePoint wordt er gebruik gemaakt van het zogenoemde "recycle bin proces". Dit proces zorgt ervoor dat je verwijderde bestanden nog voor 93 dagen worden bewaard alvorens de bestanden permanent worden verwijdert. 

Om een bestand terug te zetten uit de recycle bin, selecteer je vanuit Microsoft Teams binnen bestanden (rechtsboven) "openen in Sharepoint". Je wordt nu doorgelinkt naar de SharePoint-site van het team, linksonder kan je kiezen voor "Recycle bin". Hierin zie je alle verwijderde documenten binnen het team. Selecteer het bestand dat je terug wilt zetten en klik op "Restore". Het bestand wordt teruggeplaatst en zal weer inzichtelijk zijn binnen je Microsoft team of kanaal. 

Retentie
Binnen Microsoft 365 is het tevens mogelijk om gebruik te maken van retentiemogelijkheden. Met oog op de AVG-wetgeving kan dit zeer handig zijn. De tewee meest voorkomen redenen om gebruik te maken van rententie is:

  • Wanneer data voor langere termijn bewaard dient te worden. Denkend bijvoorbeeld aan contracten of financiele documenten met een bewaartermijn van minimaal 7 jaar. 
  • Wanneer data na een bepaalde termijn verwijderd dient te worden. 

Door retentie in te stellen binnen Microsoft 365 kan je bovenstaande punten als een geautomatiseerd proces benaderen. Handig om er voor te zorgen dat je zorgvuldig met je data om gaat zodat je daar op een later termijn geen problemen mee zal krijgen. 

Pen
>