augustus 25

Bedenk goed wat je met je bestanden doet!

Samen aan een bestand werken, met een collega of een extern persoon, is in Microsoft 365 met een paar klikken mogelijk. Niet meer bestanden naar elkaar mailen om vervolgens deze documenten met elkaar te vergelijken om te zien welke versie het beste is. In deze blog ga ik niet uitleggen hoe je bestanden kan delen, maar wel waar je op moet letten als je die bestanden gaat delen.

Stel jezelf de volgende vragen als je een document gaat delen:

  1. Deel je het document vanaf OneDrive of SharePoint?
  2. Wil je dat iedereen binnen je organisatie of alleen bepaalde personen rechten krijgt?
  3. Welke machtigingen wil je de betrokkenen geven?

Bij het klikken op de ‘deel’ knop krijg je eerst altijd de standaard optie die ingesteld staat door de beheerder. De standaard optie ingesteld door Microsoft is dat er een koppeling wordt gemaakt die door iedereen binnen de organisatie bewerkrechten is. Als je op delen klikt zie je netjes deze instellingen staan, maar veel medewerkers vergeten deze instellingen aan te passen naar hun wens rondom machtigingen. Ze zijn op zoek hoe ze de bestanden moeten delen en zien een optie om een emailadres in te vullen en klikken op ‘delen’, maar deze machtigingen zijn zo belangrijk. Deze machtigingen blijven staan totdat iemand de machtigingen aanpast. 

Ga jij een bestand delen vandaag? Denk dan aan de antwoorden op bovenstaande vragen en pas de instellingen van delen aan voordat je het bestand gaat delen!

Ben jij beheerder van de Microsoft 365 omgeving? Het is mogelijk om de standaard optie aan te passen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers die vergeten deze instellingen na te lopen veel minder risico lopen het document met teveel personen te delen.

Vanaf oktober is het ook mogelijk om beleid toe te passen op de koppelingen die ingesteld zijn. Dat betekent dat je kan aangeven dat koppelingen van een bepaald type binnen een bepaalde periode automatisch opgeruimd kunnen worden. Dit is een toevoeging die heel veel beheerders, maar ook medewerkers blij zal maken.

Wij helpen organisaties bij het opstellen van een duidelijk beleid rondom het gebruik van Microsoft 365, indien je hierover vragen hebt kan je contact met ons opnemen! 


Tags

Onedrive, SharePointOnline


Gerelateerde nieuwsberichten

Sneller het juiste bestand vinden binnen OneDrive

Schrijf je in en ontvang alle nieuwe nieuws items!

>