Beleidsregels Microsoft Teams binnen 2 werkdagen beschikbaar!

Beleid Microsoft Teams, waarom?

Sinds COVID-19 zijn er veel organisaties die snel over zijn gegaan naar het gebruik van Microsoft Teams. Met als voornaamste doel om eenvoudig met elkaar te kunnen vergaderen, maar Microsoft Teams bevat nog veel meer functionaliteiten. Deze functionaliteiten zullen zonder beleid door iedereen gebruikt worden, maar vaak wel op verschillende manieren.

Voor de COVID-19 kregen wij veel vragen over hoe ze medewerkers mee moesten nemen in de overgang naar Microsoft Teams. Organisaties zagen hier veel problemen in, omdat veel medewerkers weinig digitale vaardigheden hadden. Is dat eigenlijk wel waar? Is het belangrijk dat mensen voldoende digitale vaardigheden hebben? Het antwoord hierop is eenvoudig. Ja, men heeft wel digitale vaardigheden nodig, maar nog belangrijker is dat medewerkers de urgentie moeten voelen om zichzelf digitaal vaardig te maken. Daar hebben ze hulp bij nodig!

Waarom is urgentie nodig?

Een nieuw platform gebruiken is voor medewerkers een verandering. Voordat het nieuwe platform gebruikt wordt, wordt het voor de medewerker belangrijk om te snappen waarom deze verandering doorgevoerd is. Nu medewerkers vanwege de COVID-19 thuis moeten werken, was het voor vele heel duidelijk waarom de overgang naar Microsoft Teams nodig was. Medewerkers konden niet anders dan digitaal met elkaar vergaderen of contact hebben. Contact is wat wij als mens heel belangrijk vinden. Men voelt dus nu de urgentie om het platform te gebruiken om met elkaar verbonden te blijven. De urgentie die men voelt zorgt ervoor dat mensen ook gaan zoeken naar hoe het platform dan ook werkt.

Vanuit mijn rol als Microsoft Consultant geef ik dagelijks trainingen over hoe je met Microsoft Teams kan werken. Vanaf dag 1 van de lockdown hebben mijn collega Emiel en ik om de twee dagen webinars gegeven over het gebruik van Microsoft Teams. Deze sessies waren druk bezocht en we hebben heel wat medewerkers kunnen helpen. We hebben onze expertise gebracht bij die medewerkers die het nodig hadden.

Je kunt als organisatie niet verder zonder technologie, maar nog belangrijker is dat medewerker zich dat nu ook realiseren. Medewerkers zien nu in dat als zij digitaal vaardiger zijn, ze de organisatie nog beter kunnen helpen. Het digitaal vergaderen hebben de meeste nu goed onder de knie en nu gaan ze verder zoeken naar de volgende stap. Wat kan ik er eigenlijk nog meer mee? Op het moment dat medewerkers op zoek gaan naar wil je als organisatie hierin meedenken om chaos te voorkomen.

Waarom is beleid nodig?

Nu is het voor de meeste organisatie belangrijk om beleid toe te passen. Beleid is niet belangrijk voor de digitaal vaardige medewerkers, die vinden vaak hun weg wel. Weten alles te vinden, omdat zij het vaak zelf hebben neergezet. Hoe zit dat dan met de minder digitaal vaardige mensen? De mensen die de urgentie wel voelen, maar die proberen nu aan te haken. Dit zijn de medewerkers die de kaders, de spelregels het beleid nodig hebben om het systeem zichzelf snel eigen te kunnen maken.

Wij realiseren ons als geen ander dat tijd schaars is en dat organisaties zoekende zijn naar hoe ze de kaders, spelregels dan kunnen aanbrengen. Wij krijgen dan ook vaak de vraag, hebben jullie deze kaders en spelregels dan niet op de plank liggen. Natuurlijk hebben wij vanuit ervaring een standaard beleidsdocument, maar dit beleidsdocument is gewoon niet toepasbaar op elk type bedrijf. Het beleidsdocument moet passen bij je organisatie en de type personen die de organisatie heeft. Het moet passen bij de type informatie dat wordt opgeslagen in het systeem.

Om organisaties toch snel op weg te helpen met het opstellen van beleidsregels om structuur aan te brengen in Microsoft Teams hebben wij een speciale dienst ontwikkelt. Met een paar simpele handelingen heb je binnen 2 dagen een beleidsdocument op tafel en ben je in staat deze te delen met de medewerkers in je organisatie.

Lees hier verdere informatie over beleidsdocument voor Microsoft Teams!

 

Ben je benieuwd wat Microsoft Teams nog meer aan functionaliteit heeft? Klik hier