Update juni Office 365 voor jou!

Update Office 365 juni

Neem een kopje koffie en laat je meenemen in de updates die gevolgen hebben voor jou als organisatie

Microsoft is druk in de weer met allemaal updates om de integratie tussen de producten verder te verbeteren. Microsoft had aangekondigd dat er in juni grote updates zouden komen op het SharePoint product. Tijdens een virtual summit hebben ze deze kenbaar gemaakt. Er komen wijzigingen aan die echt veel toegevoegde waarde gaan leveren voor de organisatie die Office 365 gebruikt. Een klein aantal van de wijzigingen zijn wijzigingen waarvan iedereen al hoopte dat ze in het product zaten, maar er helaas nog niet waren.

Microsoft rolt de wijzigingen per organisatie/omgeving uit. In iedere omgeving is er een optie om in de ‘first-release’ te zitten. Dit is een optie die je per medewerker kan aanzetten. Dit geeft je de mogelijkheid om de nieuwe uitgerolde functionaliteiten als eerste in de organisatie te zien. Hierdoor ben je in staat om je collega’s op de hoogte te brengen van de wijzigingen die gaan komen of om te zien of de wijzigingen die Microsoft heeft gedaan impact heeft op je bedrijfsprocessen. Mocht je hier meer over willen weten dan kan je ons mailen op office@bp2d.nl

In deze blog neem ik je mee in de wijzigingen die voor de deur staan.

Onedrive updates

Heb jij je OneDrive voor bedrijven gesynchroniseerd staan met je laptop/mac book? Met de nieuwe updates is het mogelijk om vanaf je gesynchroniseerde mappen direct documenten te delen. Je hoeft niet meer naar je office applicatie of browser om iets te delen. Je kan het direct vanaf je windows explorer.

Onedrive windows

Voorbeeld bestanden delen via Windows 7 of 10.

Onedrive mac

Voorbeeld bestand delen via finder op een Mac.

Voor die mensen die al Office 365 hadden die zien dat het deel scherm wat je hier ziet er anders uit ziet dan via de browser. Dit hebben ze ook aangepast in de juni update. Het delen van documenten maken ze op alle onderdelen binnen Office 365 gelijk, dus de aanpassing van het delen is ook in de browser toegevoegd.

Update SharePoint Online

Documenten opslaan op SharePoint is meestal de eerste stap, maar daarna zie je dat veel organisaties verder willen. Je wil je collega informeren over de aangepaste documenten, maar soms wil je ze ook informeren over de laatste updates binnen de branche waarin ze werken of welke collega een bijzondere mijlpaal heeft bereikt. Deze informatie deel je vaak via een intranet. Een intranet die er goed uitziet en zich aanpast aan apparaat waarmee je het intranet benaderd. Dit zijn zaken die voorheen in SharePoint niet altijd eenvoudig te realiseren waren. Deze zomer hoopt Microsoft de vernieuwde versie van Communicatie sites live te brengen. Deze communicatie sites zijn heel rijk aan mooie opgemaakte pagina’s die op alle apparaten goed leesbaar worden gemaakt. Die uiteindelijk een oplossing bieden voor alle organisaties om zelf een intranet oplossing aan te bieden aan hun medewerkers.

Communicatie site

 

Waar teamsites gebruikt worden om documenten op te slaan en te bewerken. Een plek waar team informatie met elkaar gedeeld wordt. Een communicatie site een site waarmee je gehele organisatie kan informeren met inspirerende en eenvoudig op te maken pagina’s tot je beschikking hebt.

Deze sites kan je vanaf de zomer zelf gaan gebruiken en je zult zien dat je binnen enkele seconde een intranet tot je beschikking hebt die zelfs op mobiel goed leesbaar is. Dat zonder een webdesigner of grote implementatietrajecten om een intranet portaal te bouwen. Voor mij geeft dit precies aan hoe snel de technologie gaat, want waar we nog een paar jaar geleden zagen dat bedrijven veel geld spendeerde aan het delen van informatie via een Intranet en het belangrijk was dat deze informatie zo aantrekkelijk mogelijk aan de medewerker werd gebracht is dat vanaf deze zomer standaard beschikbaar in Office 365. Vanaf de zomer kan je eindelijk de stap nemen om te bedenken welke informatie je wil delen en hoef je niet meer na te denken of en hoe dit mooi gepresenteerd wordt naar een medewerker.

Het zoeken binnen Office 365 wordt nog verder verbeterd. De zoekmachine maakt gebruik van een ‘graph’ en die graph legt allerlei verbanden. Het leggen van de verbanden is zich steeds verder aan het ontwikkelen en zal leiden tot nog betere resultaten. Zoeken binnen Office 365 gaf je inzicht in de documenten waar je naar opzoek was, maar vanaf de zomer is het ook mogelijk dat je direct de informatie van de persoon die het document gemaakt heeft kan inzien. Je ziet dan direct welke ervaringen of kennis die persoon heeft. Voor kleine organisaties levert dit niet veel toegevoegde waarde, maar voor grotere organisaties zeker. Ben je ook elke keer aan het zoeken naar personen met een bepaalde kennisgebied of die een bepaald certificaat hebben behaald? Dit kan je dus eenvoudig maken met Office 365.

Ik realiseer me dat ik vaak eenvoudig schrijf, maar Office 365 is zo ontzettend krachtig. Heb jij wel eens nagedacht over welke informatie jouw bedrijf op dit moment al vastlegt? Wat doe je op dit moment met die informatie? Weet je dat je met die informatie al zoveel dingen kan bereiken? Gebruik de informatie in je systeem om je proces te vereenvoudigen om te voorspelen waar de toekomst van het bedrijf naar toe zal gaan.

Bedankt voor het lezen van deze blog. Mocht je nog meer vragen hebben dan kan je ons mailen op office@bp2d.nl

Lees de hele blog over de update op: Office blogs