Hoe veilig zijn jouw documenten in Office365?

Veilig aan de slag met documenten in Office365

We werken dagelijks met documenten. Niet alle documenten zijn bedrijfsgevoelige informatie, maar sommige documenten wel. Veelal wordt er gesproken over samenwerken in Office365, maar hoe veilig zijn die documenten opgeslagen?

Office365 maakt het heel eenvoudig om documenten op te slaan en te delen. Office365 maakt tijdens het bewerken van je documenten automatisch versies aan. Deze worden allemaal opgeslagen. Wil je terug naar een oude versie het is allemaal mogelijk. Overal en altijd aan het werk zijn. Ja, dat is wat we willen! 

Het is mooi dat de technologie het mogelijk maakt om dit soort functionaliteiten te bieden, maar wat gebeurd er als mijn documenten lokaal worden opgeslagen/gesynchroniseerd. Wat als mijn medewerker onderweg via een open Wifi aan het werk is met zijn documenten? Wat gebeurt er als ik bedrijfsgevoelige informatie op SharePoint bewaar?

Het zijn allemaal vragen waar we ons dagelijks niet mee bezig willen houden, want het kost best aardig wat tijd om dit als organisatie goed op orde te krijgen. ICT-medewerker denkt daar heel anders over dan een sales medewerker. Je hoort de sales medewerker het al zeggen “Ja, ik zit bij die klant en dan moet ik toch een presentatie kunnen laten zien zonder al te veel te moeten klikken?” Waarbij je een ICT-medewerker zegt “Hoe ga je dat dan doen? Via een open Wifi van de organisatie?”. Hoe weten we of die verbinding veilig is? Hoe weten we of ze geen data ergens opslaan van onze documenten? Hoe veilig zijn onze documenten opgeslagen nu ze in de cloud staan?

Binnenkort komt er functionaliteit beschikbaar die je in staat stelt om je documenten nog beter te beheren. Niet alleen op basis van apparaten, maar ook op basis van IP-adres waar iemand aan het werk is. Hierdoor kan je het mogelijk maken om bedrijfsgevoelige informatie niet meer op ‘niet organisatienetwerk’ te downloaden of in te zien. Deze functionaliteit zorgt ervoor dat zowel de sales medewerker als ICT-medewerker zijn werk goed kan uitvoeren. Documenten zijn veilig opgeslagen in de cloud en de sales medewerker hoeft niet na te denken over welke documenten er wel of niet inzichtelijk mogen zijn.

Ben je ook nieuwsgierig naar deze functionaliteit?

 

https://techcommunity.microsoft.com/t5/SharePoint/ct-p/SharePoint

Recent Posts

Leave a Comment