Office365 Sites nieuwe look!

Wie maakt er al gebruik van Office 365 Sites?

Office365 Sites zijn goed te gebruiken om je bedrijfsinformatie op te slaan. Bedrijfsinformatie die beschikbaar moet zijn binnen een team. Office 365 Sites stel je de machtigen van een team in, maar je kan ook eenvoudig de informatie met elkaar delen. (zowel binnen de organisatie als buiten de organisatie) Mocht je al gebruik maken van Sites binnen Office365 dan is deze blog echt voor jou!

Er komen grote veranderingen in het uiterlijk van Office365 Sites. Wellicht is veranderen niet eens het juiste woord om te gebruiken. Eindelijk wordt sites voorzien van een nieuw uiterlijk met functionaliteiten waar we al lang op hebben gehoopt dat ze er zouden zijn!

Sites zal op zeer korte termijn een nieuwe look krijgen. Een nieuwe look die beter aansluit bij Office365. De nieuwe look zagen we al bij OneDrive voor bedrijven, maar deze wordt nu op alle vlakken doorgevoerd. Zoals ik vele cursisten vertel in mijn workshops. Alle wijzigingen die Microsoft maakt in Office365 is altijd even wennen, maar als je even een momentje pakt dan zal je zien dat de wijzigingen veel beter passen bij de wijze waarop we acties uitvoeren.

Zo begon het met OneDrive voor bedrijven. De ‘nieuwe look’ gaf voor de personen die gewend waren aan de oude look even een momentje van schrik, want het zag er anders uit. Toen ze vervolgens zagen dat ze met de ‘nieuwe look’ meer functionaliteiten hadden, die er beter uitzagen, waren ze zo gewend aan de ‘nieuwe look’!

Wat zijn de verbeteringen in de ‘Nieuwe look’?

1. Website als document toevoegen als document

Indien je via ‘Sites’ naar ‘Documenten’ gaat (of een andere plek waar je documenten staan) dan zie je de volgende lay-out die tot je beschikking komt. Lijkt nog best een beetje op de oude lay-out, maar hier wel een nieuwe mogelijkheid. Je kunt in de documenten nu ook een ‘document’ maken van het type ‘Link’. Deze maakt dat je document een verwijzing maakt naar een andere website.

sites

Toevoegen van het document ‘Link’ maakt het gemakkelijker je favorieten in een site te plaatsen, binnen een specifiek onderdeel van de site.

Dit lijkt nog niet heel anders, maar nu komen de leuke en zeer interessante verbeteringen.

2. Folders uploaden mogelijk!

Tijdens de workshop laat ik altijd zien hoe je documenten kan verplaatsen van de netwerkschijf naar OneDrive voor bedrijven. Krijg dan altijd de vraag kan ik ook Folders uploaden? Ja, sinds een paar maanden is dat mogelijk. Als we daarna naar sites gaan en ze proberen daar ook folders te uploaden dan krijgen ze allemaal foutmeldingen, want daar was nog geen mogelijkheid voor . Over een paar weken zal die er zijn en kan men de folders met gemak uploaden.

Let wel op! Zet niet je oude structuur 1 op 1 over, maar overweeg of je deze structuur wil behouden!

copyFoldersToLibrary

3. Documenten als favoriet maken.

Nu staan alle documenten in de cloud, maar wil je snel een document vinden dan is dat toch nog niet altijd even makkelijk. Hier heeft Microsoft wat bedacht. Dit was al mogelijk in Office 2013, maar is nu ook in Sites beschikbaar. Je kunt documenten vast maken aan spotlight, zodat ze als favoriet worden weergegeven! De gepinde documenten zijn eenvoudig te benaderen als je later weer op de site terug komt.

pinDoc

Dit zijn hele goede verbeteringen, maar 1 verbetering maakt de ‘nieuwe look’ wel helemaal af.

4. Verplaatsen van documenten na uploaden mogelijk!

Nummer 1 vraag van iedereen die begint met werken binnen Office365 Sites. Ik heb mijn documenten allemaal in de Site gezet, maar wil toch graag een document verplaatsen naar een andere folder. Hoe doe ik dat? Eerst moest ik de mensen vertellen dat het niet mogelijk was, omdat het knopje ‘open in Explorer’ niet altijd goed werkt. Het werkt wellicht na 3 keer klikken op het knopje en na het wegklikken van heel veel foutmeldingen. Dat is gewoon niet een optie in mijn ogen, maar het moment is daar over een paar weken is het mogelijk je documenten te verplaatsen!

moveDocumentInOtherFolder

Zijn jullie als organisatie nog niet over naar Office365 Sites? Office365 Sites maakt het mogelijk om een werkplek te bieden die bij de toekomst past! Overal en altijd kunnen werken onafhankelijk van het apparaat dat je hebt. Wij helpen organisaties bij het laten zien wat de toegevoegde waarde kan zijn van het inzetten van functionaliteiten in Office365 die tot je beschikking zijn! (en doorgaans geen extra kosten met zich meebrengt) Ook nieuwsgierig? Neem contact met ons op.

5. Recent gewijzigde documenten met 1 klik te zien!

Ben je opzoek naar een recent toegevoegd document? Klik op het informatie icoontje aan de rechterkant. Je krijgt de recent gewijzigde documenten te zien en wie ze heeft toegevoegd.

recentItems

6. Weergave eigenschappen van documenten eenvoudig aan te passen

Standaard weergave van documenten laten enkel gewijzigd en gewijzigd door eigenschappen zien, maar doorgaans zijn er nog meer eigenschappen aanwezig voor een document. Bijvoorbeeld wanneer en door wie het document is aangemaakt. Klik op de drie puntjes naast gewijzigd door.

AddColumns

 

Het is tevens ook mogelijk om zelf eigenschappen aan documenten toe te voegen, zodat je documenten later weer eenvoudig terug te vinden zijn.

Dit kan je doen via bibliotheekinstellingen. Deze is met de nieuwe look verplaatst en is te vinden onder het tandwiel. Rechtsboven naast je foto en inlognaam.

Compliance van een document direct inzien!

Heb je documenten die minimaal 5 jaar bewaart moeten blijven, dan kan je dat met Office365 Sites instellen. Dit was al mogelijk in Office365 Sites, maar voor medewerkers niet direct in te zien welke compliance regels er van toepassing zijn. Vanaf de nieuwe look is dat inzichtelijk en heel eenvoudig benaderbaar.

Compliance regels zijn in te zien via de drie puntjes achter de documentnaam. Wist je al dat je daar allerlei acties terug kan vinden, zoals eigenschappen, kopiëren, verplaatsen, maar nu dus ook compliancedetails die van toepassing zijn op een document.

CheckCompliance               Compliance

Nieuwsgierig naar andere updates die gaan komen binnen Office365? Klik hier

Leave a Comment