Office 365 – Sites, wat is dat eigenlijk?

Office 365 aangeschaft en nu? Je ziet allemaal icoontjes onder die linkerknop (knop met 9 kleine vierkantjes), maar wat betekent het allemaal? Iemand heeft mij uitgelegd dat je alle bestanden op Sites (voorheen SharePoint) kon zetten, maar hoe? Herken je ook deze ‘tegels’?
appLauncher

Het is wel zo dat je je bestanden daar kan plaatsen, maar denk het eerst wel even goed uit. Er zijn toch wel een aantal zaken waar je aan moet denken.

Voordat je overgaat en volledig online gaat werken is het vooral zaak om na te denken over hoe je een aantal zaken gaat inrichten. In de IT wereld veranderen we zo vaak van systeem dat medewerkers daar wel wat vermoeid van raken. Vaak wordt het ook in een stroomversnelling gebruiksklaar gemaakt voor de organisatie en wordt er verwacht dat men er direct mee aan de slag gaat. Helaas geeft het dan vaak niet het gewenste resultaat. Het is belangrijk dat medewerkers begrijpen waarom je als organisatie over gaat naar een systeem, dus ook naar Office365. Daarnaast is het van belang dat medewerkers ook zien wat Office365 voor hun kan betekenen. What’s in it for me! Dat zorgt ervoor dat het medewerkers het ook goed gaan gebruiken.

Heeft u ook nog de standaard kleuren van Office365? Wist u dat het heel eenvoudig is om dat aan te passen naar je eigen huisstijl? Het oog wil immers ook wat! Huisstijl is erg belangrijk. Herkenbaarheid voor het bedrijf waarvoor je werkt is van groot belang.

Wil je over naar ‘Sites’? In mijn uitleg probeer ik vaak een systeem uit te leggen aan de hand van een voorbeeld die iedereen herkent. Kijk naar een huis. Een huis met meerdere verdiepingen en meerdere deuren.

Wat ga je doen als je een kantoor gaat inrichten? Eerst ga je beoordelen welke ruimte je voor welk doel gaat gebruiken. Vervolgens ga je beoordelen welke kamer door wie gebruikt gaat worden. Diegene moet dan wel de sleutel hebben van de voordeur en de deur van de ruimte. Nu je weet wie en wat je gaat doen in de ruimte ga je nadenken over wat er allemaal moet komen in de ruimte. Tafel, stoel, licht, verwarming, maar waar ga je de informatie opslaan? Hoeveel ruimte heb je daarvoor? Wie mag er bij die informatie komen? Welke uitstraling moet het kantoor krijgen? Maar wacht…..

Wat als er nu informatie is die ook handig is voor in een andere ruimte? Diegene hebben geen sleutel tot de ruimte? Dat zou toch betekenen dat diegene toch een sleutel tot de ruimte moet krijgen, maar wellicht moet er dan wel een extra sleutel op de kast waar ik overige informatie ga opslaan of wellicht is dat helemaal niet nodig. Waar ontvangen we leveranciers en willen we laten zien wat we doen? Wanneer ga ik die informatie weggooien? Of moet het wellicht naar een archief? Hoe ga ik daarmee om?

Opening van het kantoor! Staat als groot nieuws op het intranet of op flyers verspreid in het pand. We zijn dan trots op wat er bereikt is. Iedereen binnen de organisatie zal het weten en we vertellen iedereen de spelregels van het nieuwe kantoor. Juiste personen zullen de juiste spullen krijgen om naar hun ruimte te kunnen en hun informatie op te slaan. Gebeurt dit allemaal in 1 x goed? Nee! Je kan ook vaak niet alles over zien, maar daar anticiperen we op en dan is het snel geregeld.

Wat als ik zeg dat ‘Sites’ lijkt op een ‘Kantoor’? De hele inrichting van sites lijkt op het inrichten van een kantoor. Het is niet ingewikkeld, maar het kost wel tijd om over zaken na te denken. Vaak zien we helaas dat een deel van de inrichting wordt vergeten. Wat gebeurt er dan? Wat gebeurt er als een deel van het kantoor geen tafels of stoelen heeft.

Chaos!

Niemand weet welke ruimte van hun is en wat ze daar moeten doen en zo werkt dat met een systeem ook. De meeste tijd zit in de voorbereiding en de uitvoering gaat vrij snel en is daar waar nodig door key-users zelf uit te voeren. Is het klaar? Vertel dan ook nu groots het nieuws! Zorg dat alle medewerkers het weten en ook de spelregels te horen krijgen. Heb je ook hulp nodig bij het inrichten van je ‘Kantoor’?

Leave a Comment